Nieuw beleid m.b.t. terugbetaling van studiegeld voor doctorandi | New policy on (re)payment of tuition fees for doctoral candidates

Beslissing

Doctorandi dienen persoonlijk in te staan voor de betaling van hun inschrijvingsgeld. Vanuit een UGent-kas en/of project kan hierin niet worden tussengekomen (niet via de betaling zelf én niet via een terugbetaling als onkostennota). Dit is van toepassing voor alle doctoraatsstudenten, ongeacht het feit of ze al dan niet op de UGent payroll staan (hetzij als bursaal, hetzij als contractueel onderzoeker, hetzij als assistent).

Volgens de fiscale wetgeving wordt een (terug)betaling immers niet aanvaard als een professionele kost, maar wel als een fiscaal belastbare vergoeding (een private kost). Voor de doctorandi die een fiscaal vrijgestelde beurs ontvangen geldt bovendien dat door de terugbetaling van het studiegeld het fiscale statuut van de beurs op de helling komt te staan. Omwille van de potentieel grote financiële impact op de doctorandus, wenst de UGent dit risico niet te nemen. Betalingen of terugbetalingen van het inschrijvingsgeld zijn kortom niet mogelijk.

Uitzondering

De enige toegestane uitzondering hierop zijn die beursstudenten waarvan de financier aan de UGent oplegt dat het studiegeld betaald wordt voor de student (bijv. VLIR-UOS, HEC, Enabel, BOF-DOS, … studenten).

Deze beleidsbeslissing heeft louter betrekking op de (terug)betaling van het studiegeld. Andere kosten die rechtstreeks te maken hebben met het doctoraatsonderzoek (i.e. professionele kosten) worden vanzelfsprekend betaald door een project, kas en/of werkingsbudget van de UGent (kosten eigen aan de werkgever). In toepassing van het Vergoedingenreglement worden deze uitgaven rechtstreeks besteld door en gefactureerd aan de UGent. Pas als dat niet mogelijk is kunnen ze worden teruggevorderd via een onkostennota.

Meer informatie en vragen

Voor vragen hierover, neemt u best contact op met Ann De Vos (DFIN - Ann.DeVos@UGent.be) of Pascale Blancquaert (DOZA - Pascale.Blancquaert@UGent.be).

***

Decision

Ghent University made a new policy decision regarding the (re)payment of tuition fees for doctoral candidates. Candidates must pay tuition fees themselves as a personal expense. It is not possible for them to be reimbursed by UGent project funds or budgets (neither in the payment itself or retroactively via an expenses claim). This applies to all doctoral candidates regardless of their funding or appointment type and regardless of whether or not they are on the UGent payroll (scholarship holders, assistants, etc.).

This is especially relevant for recipients of tax exempt PhD scholarships. Fiscal regulations are such that repayment of tuition fees will not be considered a professional cost, but a taxable remuneration (private cost). As a result, (re)paying doctoral candidates for their tuition fees puts their tax exempt status as recipients of a PhD scholarship in jeopardy. Given the potentially significant impact this might have on the PhD candidate, UGent has decided not to take this risk. Payment or repayment of tuition fees for PhD candidates are therefore not permitted.

Exception

The only exception to this decision is the situation where the funding body insists that UGent pays the candidate’s tuition fees (e.g. VLIR-UOS, HEC, Enabel, BOF-DOS, etc. students).

This decision only affects repayment of tuition fees. Other costs that are directly related to the doctoral research (i.e. professional costs) can of course be paid using relevant UGent-budgets (project, local budgets, etc. to cover costs relating to the employer). In accordance with the Regulations Concerning Compensation, Allowances, Reumbursement of Expenses and Social Benefits such expenses can be ordered directly by and invoiced to UGent. Only if that is not possible should they be reclaimed through the expenses system.