Biblio: hoe voer ik mijn publicaties in?

Handleidingen

Een publicatie invoeren

Er zijn verschillende manieren om een publicatie te registreren:

  • Import via Bibtex of WoS: zie de tip over importeren uit WOS
  • DOI import: vul de DOI in en het formulier wordt deels ingevuld. Controleer en vul aan (DOI ziet er zo uit: 10.1186/isrctn54456609)
  • Handmatig via het formulier: kies de juiste template en vul in. Vergeet niet de full text toe te voegen, waar nodig.
  • Drop een Open Accesspublicatie: als je in open access hebt gepubliceerd, dan doen wij de registratie voor jou. Drop de pdf en wij doen de rest (dit staat op de pdf aangeduid, ofwel met "OA", "Open Access" of via de CC-licentie).

Noodzakelijke velden

Vul steeds zoveel mogelijk gegevens in! De velden met een sterretje zijn verplicht. Een aantal andere velden zijn noodzakelijk voor export naar andere systemen (maar zijn niet verplicht omdat ze niet steeds relevant zijn):

  • aanvinken UGent-auteurs en optioneel aangeven van hun rol (bv. eerste auteur)
  • paginering of aantal pagina's of article number
  • ISSN / ISBN (Publication Identifiers)
  • Rights owner statement

Tijdschriftartikel:

  • volume en issue

Conferentiebijdrage/abstract:

  • Conferentietitel
  • Conferentielocatie
  • Conferentiedatum

Boek:

  • Uitgever en plaats van publicatie

Informatie ISSN / ISBN

Meerdere ISSN en ISBN nummers kan je toevoegen via het plusknopje.

Aanpassen record na goedkeuring

Eens een record is goedgekeurd, kan je het record niet meer wijzigen. Het is gelockt

  • Wil je toch een wijziging doorvoeren, stuur dan een mail met het recordnummer naar
  • Wil je aan een oude publicatie een full text toevoegen, stuur ons dan een mail met het recordnummer zodat wij het record kunnen openstellen of stuur de PDF direct door via de Biblio-postbus (enkel indien het bestand niet te zwaar is).

Koppeling met project

Bij invoer kan je elke publicatie koppelen met een project dat geregistreerd is in GISMO. Je kan koppelen door de projectcode of de titel (en soms ook het acronym) te beginnen tikken in het veld Project. Zolang een record nog niet is nagezien door het Biblio-team, staat het unlocked, en kan je nog editeren en een project toevoegen. Van zodra een record is nagezien en een definitieve classificatie heeft, kan je niet meer editeren: contacteer dan biblio@ugent.be om projecten te laten koppelen aan een publicatie.

Voorbeeld met de projectcode

project zoeken via kredietnummer

Voorbeeld met titel

project zoeken via titel

Formaat digitale documenten

De UGent geeft de voorkeur aan pdf-formaat (beperkt in grootte en niet te wijzigen). Via een conversieprogramma kan je een ander formaat in pdf omzetten

  • via de print optie van de tekstverwerker
  • Open-source conversieprogramma's zoals PDF Creator

De maximum grootte van een pdf is 500 MB. Indien u grotere bestanden wenst op te laden, contacteer biblio.support@UGent.be.

Versie publicatie

Sinds 1 januari 2010 is het UGent ID/OA mandaat ingevoerd. Enkel publicaties waaraan de volledige tekst is gekoppeld, worden nog aanvaard in Biblio. Bij voorkeur deponeer je de author final peer reviewed version (peer reviewed, maar niet in de lay-out van de uitgever). De publisher version is ook toegelaten maar is niet de eerste keuze. Indien mogelijk, raden we aan beide versies te deponeren. Met de hulp van de Sherpa/Romeo databank kunnen we dan beslissen welke versie in open access mag worden aangeboden. Bovendien laat de Belgische wetgeving de auteur ook toe de final peer reviewed version van een wetenschappelijk tijdschriftartikel, na een embargoperiode, in open access te zetten. Ook preprints zijn toegelaten in Biblio.

Via de knop "edit access" kan je aangeven welke versie je oplaadt:

  • Published version: peer reviewed manuscript in de lay-out van de uitgever
  • Author's original: preprint
  • Accepted manusript: peer reviewed tekst voor publicatie

Auteursrecht / copyright aangeven

Er zijn nog steeds drie mogelijkheden om het auteursrecht op de full text aan te duiden: I don't know the status of the copyright of this publication / I have transferred the copyright for this publication to the publisher / I have retained and own the full copyright of this publication . De keuze maak je in het veld "Licenses allowing/restricting use of the publication". Enkel als je aangeeft dat je zelf de rechten op je publicatie hebt behouden, vragen we je ook nog aangeven onder welke creative commons licentie je de tekst aanbiedt.

Toegang tot tekst wijzigen

Om de toegang tot en de versie van een bestand te wijzigen, klik op "edit access" onderaan de upload box

Classificatie U

De beschrijving van de publicatie wordt onmiddellijk publiek gemaakt na klikken op "submit". De publicatie krijgt de classificatie U (unassigned) tot het Biblio-review team de juiste classificatie heeft toegekend, als onderdeel van het bibliografische reviewproces.

Browser

Het is beter Firefox of Google Chrome te gebruiken i.p.v. Internet Explorer.

Meer tips

Translated tip


Laatst aangepast 26 februari 2021 11:58