RSpace (software provided by ResearchSpace) is een online tool die studenten en onderzoekers op een eenvoudige manier toelaat om hun onderzoeksvorderingen te documenteren. 
De UGent implementeert momenteel het Electronic Lab Notebook (ELN) RSpace.

Andere ELNs worden niet ondersteund door DICT.

Wanneer gebruiken?

Je kan Lab Notebooks gebruiken om mee te rapporteren, maar ze gelden ook als bewijsstuk als er discussie is over de eigendom van bepaalde onderzoeksresultaten. Ze bewijzen dan wie wat deed in een project, en wanneer. Zie ook deze TechTransfer pagina (UGent intranet). Daarnaast:

• geeft het notebook je een volledig chronologisch overzicht van je experimenten
• bezorgt het de nodige informatie aan de persoon die je onderzoeksproject zal verderzetten. Andere toekomstige leden van de onderzoeksgroep kunnen dan je experimenten herhalen en verlengen.

Wanneer je stalen wil beheren in de ‘inventory’ module kan je het ELN gebruiken. Let op dat voor het beheer van chemicaliën de M-CHEM applicatie verplicht is.

Andere toepassingen om vorderingen in onderzoeksprojecten bij te houden, worden beschreven op deze RDM webpagina.

Zelf aan de slag met RSpace

• Bekijk de informatie bij ‘Inloggen’ over hoe je een account kan aanmaken en hoe je aan een Lab Group kan toegevoegd worden.
• Ga naar documentation.researchspace.com, het online leerplatform waar je toegang hebt tot leerinstructies over het gebruik van RSpace.

Inloggen

1. Maak een RSpace account aan door in te loggen met je UGent login en paswoord op researchspace.ugent.be via Single Sign-On. Dit is altijd de eerste stap.  
2. Na het aanmaken van je RSpace account, moet je toegevoegd worden aan een onderzoeksgroep, of ‘Lab Group’ in de applicatie.
   • Als onderzoeker of student, neem je contact op met de verantwoordelijke of groep admin van je onderzoeksgroep om toegevoegd te worden.
   • Als PI kan je een nieuwe groep aanvragen en vervolgens beheren en leden toevoegen. Het is aangeraden om een bijkomende groep admin te hebben zodat het beheer van de groep gedelegeerd kan worden. Vraag via dit formulier een nieuwe groep aan 

Privacy en security (AVG/GDPR)

Bij het verkrijgen van onderzoeksresultaten worden er vaak persoonsgegevens verzameld. In dat geval moet je rekening houden met de AVG-wetgeving.
Tussen de UGent en ResearchSpace werden de noodzakelijke aspecten met betrekking tot privacy en security vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De gegevens in het ELN worden opgeslagen in Europa, en ResearchSpace voldoet aan een aantal belangrijke internationale standaarden voor continuïteit en privacy. Voor meer informatie, zie: https://www.researchspace.com/privacy-policy. 
‘AVG-conform’ gebruik vereist ook een correct gebruik van de tool. Je kan immers een tool die AVG-conform is (zoals in dit geval RSpace) incorrect gebruiken waardoor je zélf de basisbeginselen van de AVG overtreedt. 
Vergeet ook niet om elke verwerking van persoonsgegevens te registreren in het AVG-register van de UGent.

Opgenomen training sessies

Interne info sessie:

• RSpace, how to use this ELN: slides en demo recording (20 min, UGent only)

Links naar opgenomen training sessies door ResearchSpace instructeur (UGent only), elk 90 minuten:

• Basic training
• Advanced training
• Inventory training

Ondersteuning

Heb je hulp nodig?

• Gebruik de online documentatie op documentation.researchspace.com
• Bij vragen over het gebruik van RSpace, of fouten waar je tegen aan loopt, neem contact op met de helpdesk van RSpace via support@researchspace.com
• Wanneer je vragen hebt die specifiek zijn voor de opzet voor UGent, neem dan contact op met de RSpace helpdesk van de UGent via helpdesk.rspace@ugent.be
• Voor vragen over datamanagement of het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens, neem contact op met de data stewards van de UGent via rdm.support@ugent.be, of neem een kijkje op onze RDM website