Vanaf 26 juni 2026 moet registratie van verwerking van persoonsgegevens in onderzoek aan de Universiteit Gent via Responsum plaatsvinden. Responsum is een nieuwe online toepassing om onderzoekers van de Universiteit Gent te helpen om de verwerking van persoonsgegevens in hun onderzoeksprojecten en samenwerkingen te registreren. Responsum zal DMPonline.be voor UGent GDPR-registraties vervangen.

Deze tip legt uit hoe je Responsum gebruikt.

 

Wat is een GDPR record?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dat alle activiteiten met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens bij UGent worden gedocumenteerd en geregistreerd in een 'register van verwerkingsactiviteiten', het AVG-register. 

Voor de verwerking van persoonsgegevens in hun onderzoeksprojecten en samenwerkingen moeten UGent-onderzoekers deze verplichting nakomen door een AVG-registratie in te vullen, dit noemen we een ‘GDPR-record’.

Een GDPR-record is een essentieel hulpmiddel om onderzoekers te helpen voldoen aan het verantwoordingsbeginsel, als een begin richting naleving van de AVG.

 

Een GDPR record schrijven met Responsum

Gebruikers kunnen inloggen op Responsum met hun UGent-account. De tool neemt hen stap voor stap door een aantal vragen over gegevensverwerking. Er wordt ook begeleiding gegeven om gebruikers te helpen bij het interpreteren beantwoorden van de vragen.

De onderstaande instructies en screenshots leggen de belangrijkste functies van de Responsum-tool in detail uit.

1. AANMELDEN

Ga naar Responsum.

Wanneer je de Responsum-tool bezoekt, word je gevraagd een e-mailadres te geven. Voer je e-mailadres van de Universiteit van Gent in, vink het vakje ‘remember me’ aan en selecteer 'Ik ben geen robot'. Responsum vereist dat je je e-mailadres verifieert voor je eerste inlog. 

Daarna word je doorgestuurd naar de inlogpagina. Om de inlogactie te voltooien, selecteer je "Inloggen met Microsoft". 

 

Je kunt eerst naar de UGent-authenticatiepagina geleid worden, waar je je UGent-inloggegevens moet invoeren. 

Zodra je bent ingelogd, word je naar de pagina ‘Nieuwe & draft GDPR-records’ in Responsum gebracht.

2. JE BENT INGELOGD, EN NU?

Op het eerste tabblad 'Nieuwe & draft GDPR-records' kun je nieuwe GDPR-records aanmaken of je draft records bewerken (zie verder). Op het tweede tabblad ‘Gefinaliseerde GDPR-records' kun je oudere GDPR-records en recent gefinaliseerde records bekijken. Hier kan je jouw GDPR record bewerken, delen en exporteren. Als je meerdere GDPR-records aangemaakt hebt, kan je van pagina wisselen door door de tabbladen linksonder op de pagina te navigeren en je bestemming te kiezen.

• Hier kan je ook de gegevens vinden die je in het verleden hebt gemaakt met DMPonline.be en de GDPR-records die anderen met jou hebben gedeeld.
• Disclaimer: de tweede pagina 'Gefinaliseerde GDPR-records’ kan bij een eerste keer inloggen verborgen zijn als je geen eerdere GDPR-records hebt aangemaakt. Zodra een GDPR-record is aangemaakt en afgerond, zal dit tabblad zichtbaar zijn. 

Je kan de taal van Responsum wijzigingen door op je profiel rechts bovenaan de pagina te klikken.3. HET CREËREN VAN EEN NIEUWE GDPR RECORD

Om een nieuw GDPR-record aan te maken, klik je op de knop 'Een nieuwe GDPR-record starten' op de pagina 'Nieuwe & draft GDPR-records'.

Er wordt een GDPR-vragenlijst gestart:

De eerste sectie bevat algemene projectdetails. Hier kan je de titel invoeren van het project waarvoor je een GDPR-record aanmaakt, details geven over wat het onderzoek inhoudt (projectabstract), start- en einddata van en contactpersonen toevoegen. 

Voeg alle personen die je toegang wilt geven aan het GDPR-record onder de vraag 'contactpersonen'. De door jou toegevoegde personen krijgen toegang tot het gedeelde GDPR-record (zodra gefinaliseerd) onder het tabblad 'Gefinaliseerde GDPR-records' in hun Responsum-omgeving. Dit kunnen UGent-collega's zijn die deel uitmaken van het onderzoeksteam, of externe partners met wie je het GDPR-record wilt delen.

Een GDPR-record bestaat uit verschillende secties die elk één of meer vragen bevatten, afhankelijk van je antwoorden. Als je naar de volgende sectie gaat, zie je bovenaan de vraag over het GDPR-record, samen met eronder een tekstvak (of een ander antwoordformaat zoals een dropdownmenu) om je antwoord in te voeren. 

Richtlijnen om je te helpen de vraag te beantwoorden worden onder elke vraag gegeven in het vak met een 'i'-teken. Om deze richtlijn uit te breiden, klik op 'lees meer'. In de richtlijn vind je ook links naar de onderzoekstips, met meer gedetailleerde informatie over verschillende AVG-onderwerpen. 

Een voortgangsindicator onderaan de pagina toont hoeveel vragen je hebt beantwoord. Alle vragen moeten beantwoord worden voordat je het GDPR-record kunt afronden.

4. HET BEWERKEN OF DELEN VAN EEN GDPR-RECORD

Als je het GDPR-record sluit tijdens het opstellen ervan (en voordat je het afrondt), wordt het GDPR-record opgeslagen als draft, die draft kan je op een later tijdstip afronden. 

Draft GDPR-records vind je terug onder het tabblad 'nieuwe & draft GDPR-records', net onder de optie om een nieuw GDPR-record aan te maken. In het tabblad 'nieuwe & draft GDPR-records', kan je je draft verder bewerken tot je deze zelf finaliseert (zie verder).

Het is de bedoeling dat je je GDPR-record pas finaliseert, als alle informatie juist en volledig is ingevuld. Als je een GDPR-record hebt afgerond, gedownload en geüpload naar GISMO voor juridische ondersteuning door het TT Legal-team, werkt het team met de geüploade versie. Het is de verantwoordelijkheid van de onderzoeker om de definitieve en correcte versie van het GDPR-record te uploaden. 

Alleen indien nodig kan je jouw gefinaliseerde GDPR-records nog bewerken in het tabblad 'gefinaliseerde GDPR-records'. Je kunt het GDPR-record bewerken door het te openen en rechtsboven op bewerken te drukken. Als je klaar bent, kun je het GDPR-record opslaan door rechtsboven op 'opslaan' te drukken. 

De GDPR-records die je in het verleden met DMPonline hebt gemaakt, zijn toegankelijk via de pagina 'Gefinaliseerd GDPR-records'. Je kunt ze op dezelfde pagina bewerken.

Een versiegeschiedenis is ook toegankelijk door op de drie stippen rechtsboven te drukken. Dit laat zien wanneer er bewerkingen zijn aangebracht in het GDPR-record en door wie.

Als je het GDPR-record wilt delen, kun je personen toevoegen aan het veld 'contactpersoon' bovenaan de GDPR-recordvragen. Iedereen die je hier toevoegt, kan het GDPR-record terugvinden onder het tabblad 'Gefinaliseerde GDPR-records' (alleen voor gfinaliseerde records, draft records worden weergegeven onder het tabblad 'Nieuw & draft GDPR records'.

5. HET FINALISEREN VAN JE GDPR-RECORD

Zodra je alle vragen hebt ingevuld en daarmee de volledige GDPR-vragenlijst hebt doorlopen, moet je het GDPR-record finaliseren door op de finaliseer-knop rechtsboven in het scherm te drukken. Je kunt de vragenlijst pas finaliseren nadat je elke vraag hebt ingevuld.

Als je het GDPR-record sluit voordat je het finaliseert, wordt het GDPR-record opgeslagen als draft, je kan deze draft dan op een later moment finaliseren.

Na het finaliseren van het GDPR-record kan het even duren voordat het record door Responsum is verwerkt en onder het tabblad 'gefinaliseerde GDPR-records' verschijnt. Je ontvangt een e-mail zodra het GDPR-record is verwerkt en beschikbaar is in Responsum. 

6. EXPORTEREN VAN EEN GDPR-RECORD 

Binnen de UGent en het UZ Gent moet het GDPR-record worden toegevoegd aan dossiers die worden ingediend bij ethische commissies en aan ondersteunende vragen voor het aanvragen van juridische ondersteuning (TT Legal Team). Hiervoor zullen UGent’ers hun GDPR-record moeten downloaden via Responsum en uploaden naar het vereiste portaal (bijvoorbeeld GISMO). Alleen voltooide en gefinaliseerde GDPR-records kunnen worden gedownload.

Onder het tabblad "Gefinaliseerde GDPR-records" kun je een GDPR-record openen en op de drie stippen rechtsboven drukken voor meer opties. Hier kun je kiezen voor een export in Word-formaat (.docx) of PDF-formaat (.pdf). Beide formaten hebben een datum op het document om aan te geven wanneer de export is uitgevoerd. Voor ethische commissies en het TT Legal Team wordt een PDF-formaat aanbevolen.

Het kan een paar minuten duren voordat de export klaar is. Je ontvangt een melding rechtsboven op je scherm of per e-mail zodra de download klaar is.

Meer informatie

• Voor meer informatie, zie de onderzoekstip Privacy en onderzoek
• Voor meer informatie over Research Data Management en GDPR, zie ook de RDM-webpagina's van de Universiteit Gent.