Wat verplicht FWO?

Het FWO verplicht dat alle informatie over onderzoeksresultaten aangeleverd wordt aan het FRIS-onderzoeksportaal als deze resultaten voortkomen uit een project dat minstens gedeeltelijk gefinancierd wordt met FWO-middelen. Aan de UGent wordt het nakomen van deze verplichting ondersteund via GISMO en Biblio.  Vanuit deze institutionele systemen zullen de vereiste gegevens vervolgens doorstromen naar FRIS.

Het FWO verplicht om informatie over drie types onderzoeksresultaten aan te leveren: 1) peer-reviewed tijdschriftartikels, 2) datasets en 3) onderzoeksinfrastructuur. Het FWO vraagt aan zijn onderzoekers om de informatie in de instellingseigen systemen en repositories op regelmatige basis te actualiseren. Wanneer een mandaathouder de onthaalinstelling verlaat, wordt de verantwoordelijkheid voor het koppelen van het mandaat aan nieuwe publicaties, waarvan de voormalige mandaathouder auteur is, overgedragen aan de promotor.

Meer informatie over de FWO-verplichting

Wat te doen?

Elke mandaathouder en (co)promotor betrokken bij een FWO project is verantwoordelijk voor het ingeven van de correcte en volledige metadata van de onderzoeksresultaten in de informatiesystemen van diens respectievelijke instelling(en). Onderzoekers dienen daarbij niet enkel de vereiste informatie in te geven maar moeten ook de koppelingen maken (of de koppelingen valideren) tussen hun onderzoeksresultaten en gerelateerde onderzoeksprojecten.

• Alle projecten die het FWO financiert binnen de UGent, worden centraal registreerd in GISMO. Hiertoe behoren ook de mandaten! Je hoeft hiervoor dus zelf niets te doen.
• De promotor/mandaathouder ontvangt een e-mail van de onderzoeksadministratie (Team Vlaams-federaal) dat het project en de grant werden aangemaakt, met een rechtstreekse link naar de projectfiche in GISMO. Deze projectfiche moet nagekeken worden en eventueel ontbrekende metadata aangevuld. Verplicht zijn immers: Nederlandstalige titel en abstract, Engelstalige titel en abstract, disciplinecode level 4, min. één Nederlandstalig en één Engelstalig trefwoord. > meer over de projectfiche
• In diezelfde e-mail staat ook een verwijzing naar de persoonsfiche. Een volledige persoonsfiche is verplicht, d.w.z. een ORCID-id gekoppeld aan UGent en een disciplinecode level 4. > meer over de persoonsfiche
• Indien deze fiches niet volledig zijn, wordt het project niet getoond in de research explorer, of doorgestuurd naar FRIS! > meer over hoe GISMO gegevens aanlevert aan FRIS
• Vanaf nu is het project ook beschikbaar voor Biblio en kan het gekoppeld worden aan publicaties en/of datasets. Dit is wat het FWO nu heel expliciet van de onderzoekers verwacht: leg zelf een link tussen je output en het FWO-project! > meer over het koppelen van onderzoeksoutput met een project in Biblio
• GISMO stuurt de publicatie-informatie inclusief de projectkoppeling door aan FRIS. FRIS identificeert deze publicaties die peer review hebben ondergaan.
• Voor de rapportering van gepubliceerde, peer-reviewed tijdschriftartikels, biedt FWO een online verslaggevingsformulier aan en haalt zelf de publicatie-informatie op uit FRIS. Op het FWO-portaal moet je de import van publicaties uit FRIS naar het projectverslag initiëren. Zorg ervoor dat je dit tijdig doet, zodat er voldoende tijd is om het rapport te verifiëren en actie te ondernemen om het rapport aan te vullen door de nodige informatie aan Biblio en/of GISMO te verstrekken indien er fouten of onvolledigheden zijn (vaak is hiervoor contact nodig met de helpdesk teams van Biblio of GISMO).
• Meer info over het koppelen van datasets aan publicaties in Biblio

Rapportering

Het FWO heeft eind 2022 nieuwe rapporteringsverplichtingen geïntroduceerd voor onderzoeksresultaten voortkomend uit minstens gedeeltelijk met FWO-middelen gefinancierd onderzoek.

Sinds juni 2024 bouwt FWO de sectie onderzoeksoutput van het FWO-rapport op basis van informatie in FRIS op. In een eerste fase zullen enkel gepubliceerde, peer-reviewed tijdschriftartikels door het FWO-portaal geëxtraheerd worden uit FRIS. Andere onderzoeksoutputtypes en onderzoeksinfrastructuur zullen nog steeds op de oude manier gerapporteerd worden, namelijk door het manueel toevoegen van de informatie voor de publicaties, datasets en infrastructuur. Het is dus belangrijk om nu reeds je publicaties in Biblio aan je FWO-project te koppelen. Of je rapport deel opgebouwd wordt op basis van informatie in FRIS (en dus de institutionele systemen Biblio en GISMO) hangt af van de startdatum van je project of mandaat en de datum van opening van het rapport op het FWO-portaal. Zie je geen knop om publicaties te importeren in het rapport dan dien je alle onderzoeksoutput manueel in te vullen. Voor verdere informatie over hoe te verzekeren dat de rapportering van publicaties op basis van informatie in FRIS vlot verloopt, check de onderzoektip FWO: Waarom is mijn publicatierapport niet volledig?.