Wat verplicht FWO?

Het FWO verplicht dat alle informatie over onderzoeksresultaten aangeleverd wordt aan het FRIS-onderzoeksportaal als deze resultaten voortkomen uit een project dat minstens gedeeltelijk gefinancierd wordt met FWO-middelen. Aan de UGent wordt het nakomen van deze verplichting ondersteund via GISMO en Biblio.  Vanuit deze institutionele systemen zullen de vereiste gegevens vervolgens doorstromen naar FRIS.

Het FWO verplicht om informatie over drie types onderzoeksresultaten aan te leveren:

1) onderzoeksinfrastructuur

2) datasets

3) peer-reviewed tijdschriftartikels

De volgende publicatietypes moeten gerapporteerd worden: 

• Peer-reviewed tijdschriftartikels (FWO-A1)
• Non-peer-reviewed tijdschriftartikels (FWO-A2)
• Preprints (FWO-A3)
• Boeken (auteur of co-auteur) (FWO-B1)
• Boekhoofdstukken (FWO-B2)
• Boeken (editor) (FWO-B3)
• Artikels gepubliceerd in proceedings van wetenschappelijke conferenties (FWO-C1)
• Doctoraatsthesissen (FWO-C2)
• Boekbesprekingen (FWO-C4)
• Rapporten (FWO-C5) 

De rapporteringsverplichtingen voor peer-reviewed tijdschriftartikels, datasets en onderzoeksinfrastructuur voortkomend uit minstens gedeeltelijk met FWO-middelen gefinancierd onderzoek werden in 2022 geïntroduceerd. In oktober 2026 breidt FWO de verplichting uit naar de bovengenoemde onderzoeksresultaten.

Het FWO vraagt aan zijn onderzoekers om de informatie over deze onderzoeksresultaten in de instellingseigen systemen en repositories op regelmatige basis te actualiseren. Wanneer een mandaathouder de onthaalinstelling verlaat, wordt de verantwoordelijkheid voor het registreren van nieuwe onderzoeksresultaten, waarvan de voormalige mandaathouder auteur is, overgedragen aan de promotor.

Meer informatie over de FWO-verplichting

Navolging van de rapporteringsverplichtingen

Sinds 2024 wordt bij de evaluatie van de wetenschappelijke verslagen enkel rekening gehouden met peer-reviewed tijdschriftartikels die in FRIS geregistreerd zijn. Sinds 2025 hanteert het FWO een strenger rapporteringsbeleid waarbij nauwlettend wordt toegezien op de naleving van de rapporteringsverplichtingen. Inbreuken leiden tot een onvoldoende beoordeling van het verslag met mogelijke gevolgen voor toekomstige financiering. 

Praktisch: wat doe je in GISMO en Biblio?

In deze tip gaan we dieper in op de registratie van publicaties en datasets in Biblio. De registratie van onderzoeksinfrastructuur wordt verder beschreven in de tip GISMO: onderzoeksinfrastructuur registreren en beheren.

Onderzoekers dienen bij de registratie van publicaties en datasets niet enkel de vereiste informatie in te geven maar moeten ook de koppelingen maken (of de koppelingen valideren) tussen hun onderzoeksresultaten en gerelateerde onderzoeksprojecten/mandaten.

Alle projecten die het FWO financiert binnen de UGent worden centraal geregistreerd in GISMO. Hiertoe behoren ook de mandaten. De promotor/mandaathouder ontvangt een e-mail van de onderzoeksadministratie (team Vlaams-Federaal) wanneer het project en de grant werden aangemaakt, met een rechtstreekse link naar de projectfiche in GISMO.

Wat doe je in GISMO?

• Kijk je projectfiche na en vul eventueel ontbrekende informatie aan. 
  Verplichte velden: Nederlandstalige titel en abstract, Engelstalige titel en abstract, disciplinecode level 4, minimum één Nederlandstalig en één Engelstalig trefwoord. > meer over de projectfiche
• Kijk je persoonsfiche na en vul eventueel ontbrekende informatie aan.
  Verplichte velden: ORCID gekoppeld aan je UGent account, een disciplinecode level 4. > meer over de persoonsfiche
• Controleer of de overige UGent-onderzoekers verbonden aan het project ook een ORCID en ten minste 1 disciplinecode level 4 hebben. Vraag hen zo nodig hun persoonsfiche aan te vullen. > meer over de persoonsfiche

Indien deze fiches niet volledig zijn, wordt het project niet getoond in Research Explorer en niet doorgestuurd naar FRIS. > meer over hoe GISMO gegevens aanlevert aan FRIS

Wat doe je in Biblio?

• Registreer de publicaties en datasets met de vereiste informatie. Vergeet de open access verplichting voor peer-reviewed tijdschriftartikels niet. > meer over hoe publicaties en datasets registreren
• Leg zelf een link tussen je output (publicaties en datasets) en het FWO-project. > meer over het koppelen van onderzoeksoutput met een project in Biblio
• Voor een dataset volstaat een koppeling van de dataset met een publicatie die aan een project gelinkt is. Een rechtstreekse koppeling van de dataset met het project is ook toegestaan. > meer info over het koppelen van datasets aan publicaties in Biblio

Doorstroming van de informatie naar FRIS

Vanuit Biblio wordt informatie over je onderzoeksoutput, inclusief de projectkoppelingen, doorgestuurd naar GISMO. GISMO combineert deze gegevens met informatie uit de project- en persoonsfiches en levert ze aan FRIS. Het FWO vraagt deze gegevens vervolgens op bij FRIS en identificeert op basis van de projectcode de aan het project gekoppelde onderzoeksoutput.

Voor verdere informatie over hoe te verzekeren dat de rapportering van publicaties en datasets op basis van informatie in FRIS vlot verloopt, check de onderzoektip FWO: Waarom is de publicatie- en dataset lijst van mijn FWO rapport niet volledig?.

Hoe moet je rapporteren in het FWO portaal?

Voor de rapportering van onderzoeksoutput biedt FWO een online verslaggevingsformulier aan. Op het FWO-portaal moet je zelf de import van publicaties en datasets uit FRIS naar het projectverslag initiëren. Zorg ervoor dat je dit tijdig doet, zodat je de geïmporteerde gegevens kunt controleren en eventuele fouten of onvolledigheden kunt laten corrigeren. Hiervoor moet je vaak bijkomende informatie registreren in Biblio en/of GISMO of contact opnemen met de helpdesk van deze systemen (biblio@ugent.be en gismo@ugent.be).

Of je rapport deels of volledig opgebouwd wordt op basis van informatie in FRIS (en dus de UGent systemen Biblio en GISMO) hangt af van de startdatum van je project of mandaat en de datum van opening van het rapport op het FWO-portaal. Verschijnt er geen knop om publicaties en/of datasets te importeren in het rapport, dan vul je je onderzoeksoutput gedeeltelijk of volledig manueel in. 

Concreet gelden de volgende regels:

• Rapporten geopend vóór januari 2024: alle onderzoeksoutput moet manueel worden gerapporteerd.
• Rapporten geopend tussen januari 2024 en januari 2027: gepubliceerde, peer-reviewed tijdschriftartikelen worden automatisch vanuit FRIS opgenomen in het FWO-rapport.
• Rapporten geopend vanaf januari 2027: naast gepubliceerde, peer-reviewed tijdschriftartikelen zullen ook andere publicatietypes en datasets automatisch vanuit FRIS in het FWO-rapport worden opgenomen.

Andere onderzoeksoutputtypes dan de hierboven genoemde types en ook onderzoeksinfrastructuur worden nog steeds op de oude manier gerapporteerd, namelijk door het manueel toevoegen van de informatie voor onderzoeksoutput en infrastructuur aan het rapport. Registratie van de onderzoeksinfrastructuur in GISMO is desalniettemin verplicht. 

Waar kan je hulp vragen?

Heb je na het lezen van deze tip en de onderzoektip FWO: Waarom is de publicatie- en datasetlijst van mijn FWO-rapport niet volledig? vragen of wil je aanpassingen aanbrengen maar heb je de rechten er niet toe, contacteer dan onze helpdesks: 

• biblio@ugent.be voor de registratie en rapportering van onderzoeksoutput en aanpassingen in Biblio.
• rdm.support@ugent.be voor vragen over onderzoeksdata en registratie van datasets in Biblio.
• gismo@ugent.be voor aanpassingen in GISMO.

Contacteer de helpdesks tijdig zodat je onderzoeksoutput voor de rapporteringsdeadline correct in je FWO-rapport terechtkomt en je een onvoldoende evaluatie van het rapport vermijdt.