Wat verplicht FWO?

Het FWO verplicht dat alle informatie over onderzoeksresultaten aangeleverd wordt aan het FRIS-onderzoeksportaal als deze resultaten voortkomen uit een project dat minstens gedeeltelijk gefinancierd wordt met FWO-middelen. Aan de UGent wordt het nakomen van deze verplichting ondersteund via GISMO en Biblio.  Vanuit deze institutionele systemen zullen de vereiste gegevens vervolgens doorstromen naar FRIS.

Het FWO verplicht om informatie over drie types onderzoeksresultaten aan te leveren: 1) peer-reviewed tijdschriftartikels, 2) datasets en 3) onderzoeksinfrastructuur. Het FWO vraagt aan zijn onderzoekers om de informatie in de instellingseigen systemen en repositories op regelmatige basis te actualiseren. Wanneer een mandaathouder de onthaalinstelling verlaat, wordt de verantwoordelijkheid voor het koppelen van het mandaat aan nieuwe publicaties, waarvan de voormalige mandaathouder auteur is, overgedragen aan de promotor.

Meer informatie over de FWO-verplichting

Wat te doen?

Elke mandaathouder en (co)promotor betrokken bij een FWO project verantwoordelijk is voor het ingeven van de correcte en volledige metadata van de onderzoeksresultaten in de informatiesystemen van diens respectievelijke instelling(en). Onderzoekers dienen daarbij niet enkel de vereiste informatie in te geven maar moeten ook de koppelingen maken (of de koppelingen valideren) tussen hun onderzoeksresultaten en gerelateerde onderzoeksprojecten.

• Alle projecten die het FWO financiert binnen de UGent, worden centraal registreerd in GISMO. Hiertoe behoren ook de mandaten! Je hoeft hiervoor dus zelf niets te doen.
• De promotor/mandaathouder ontvangt een e-mail van de directie Onderzoek (cel Vlaams-federaal) dat het project en de grant werden aangemaakt, met een rechtstreekse link naar de projectfiche in GISMO. Deze projectfiche moet nagekeken worden en eventueel ontbrekende metadata aangevuld. Verplicht zijn immers: Nederlandstalige titel en abstract, Engelstalige titel en abstract, disciplinecode level 4, min. één Nederlandstalig en één Engelstalig trefwoord. > meer over de projectfiche
• In diezelfde e-mail staat ook een verwijzing naar de persoonsfiche. Een volledige persoonsfiche is verplicht, d.w.z. een ORCID-id gekoppeld aan UGent en een disciplinecode level 4. > meer over de persoonsfiche
• Indien deze fiches niet volledig zijn, wordt het project niet getoond in de research explorer, of doorgestuurd naar FRIS! > meer over hoe GISMO gegevens aanlevert aan FRIS
• Vanaf nu is het project ook beschikbaar voor Biblio en kan het gekoppeld worden aan publicaties en/of datasets. Dit is wat het FWO nu heel expliciet van de onderzoekers verwacht: leg zelf een link tussen je output en het FWO-project! > meer over het koppelen van onderzoeksoutput met een project in Biblio
• Meer info over het koppelen van datasets aan publicaties in Biblio

Rapportering

Het FWO heeft eind 2022 nieuwe rapporteringsverplichtingen geïntroduceerd voor onderzoeksresultaten voortkomend uit minstens gedeeltelijk met FWO-middelen gefinancierd onderzoek.

Vanaf 2024 zal FWO voor de evaluatie van wetenschappelijke verslagen enkel rekening houden met publicaties die in FRIS werden opgenomen. Van belang dus om nu reeds je publicaties in Biblio aan je FWO-project te koppelen.