GISMO fungeert als databank van alle (onderzoeks)projecten aan de UGent.

Toegang tot GISMO met uw UGent-gegevens via http://gismo.ugent.be

Kies vervolgens voor de tab Project. Via het blokje overzicht krijgt u een lijst van al uw afgelopen en lopende projecten.

Wat is een DMP?

Een datamanagementplan (DMP) is een document dat de in een onderzoeksproject gebruikte onderzoeksgegevens beschrijft, net als de manier waarop deze worden beheerd tijdens en na afloop van het onderzoek. Een DMP is een ‘levend’ document dat doorheen de looptijd van een onderzoeksproject aan herziening of aanvulling onderhevig is.

Een DMP wordt doorgaans opgesteld aan de hand van een door de onderzoeksfinancier of -instelling opgestelde template. Veel onderzoeksorganisaties en financiers eisen immers een DMP als onderdeel van het aanvraagproces of nadat de financiering is goedgekeurd. Aan het einde van het project, de financieringsperiode of doctoraatsverdediging moet een finaal DMP worden overgemaakt.

Welke verplichtingen hebben een toepassing in GISMO?

UGent-financiering: BOF en IOF

Vanaf 2020 geldt een DMP-verplichting bij BOF- en IOF-financiering: voor meer info hierover check de aparte webpagina.

Samengevat: voor BOF- en IOF-projecten moet een eerste versie van het DMP binnen de zes maanden na de officiële start van het project/mandaat ingediend worden.

Externe financiering

Naast de algemene verplichting van de Vlaamse Overheid dat er voor projecten gefinancierd door Vlaamse middelen binnen de zes maanden na de start van het project een initieel DMP opgemaakt wordt en het UGent-beleid, leggen ook een aantal (externe) financiers deze verplichting op (bv. VLAIO, FWO). Deze financiers vereisen dat de UGent de aanwezigheid van deze DMP’s controleert.

• FWO: “Voor alle FWO-projecten met startdatum op 1 januari 2019 of later moet verplicht een initieel DMP binnen 6 maanden na de officiële start van het project opgesteld worden. Het initieel DMP moet niet bij het FWO ingediend worden, maar wel bij de dienst onderzoekscoördinatie van de onthaalinstelling (of de dienst die verantwoordelijk is voor databeheer); het FWO kan het DMP wel steekproefsgewijs opvragen.”
• VLAIO: “Voor alle VLAIO cSBO-projecten die ingediend worden voor financiering vanaf 1 oktober 2022 zal binnen de zes maanden na de officiële startdatum van het project een initieel DMP moeten ingediend worden bij de dienst onderzoekscoördinatie van de eigen instelling. Deze laatste bezorgt VLAIO de informatie over de aanwezigheid van het initieel DMP. Hiermee volgt VLAIO dezelfde procedure als FWO.”

Werkwijze

Bij de toekenning of aanmaak van hun project in GISMO ontvangen onderzoekers een communicatie waarin gewezen wordt op de DMP-verplichting. Onderzoekers maken een DMP op, al dan niet via het centraal aangeboden planningstool DMPonline.be (log in met je UGent-account zodat je onze templates en informatie krijgt), met als resultaat een document dat men kan downloaden en bewaren. Opgelet: selecteer bij het menu Download settings enkel het DMP-template.

In GISMO, de projectfiche van de aan de bovenvermelde verplichtingen onderhevige projecten beschikken over een extra tegel DMP via dewelke een pdf-versie van het DMP kan worden aangehecht. Hierin wordt eveneens melding gemaakt van de deadline en welke actie nodig of uitgevoerd is.

• Van onderzoekers wordt verwacht dat ze de initiële versie van hun DMP opladen in GISMO binnen de deadline die door de financier of de UGent opgelegd wordt. Indien nodig kunnen onderzoekers gedurende de looptijd van hun project het DMP aanpassen (bv. in DMPonline.be). Het is echter niet nodig om de geactualiseerde versie opnieuw op te laden in GISMO.
• Om een nieuwe versie van het DMP toe te voegen, verwijder je eerst het bestaande document en laad je het nieuwe document op.
• Indien je met DMponline.be werkt en je moet ook een GDPR-registratie maken, is het enkel nodig om een download met de DMP-vragen op te laden bij de projectfiche.
• Indien een rood uitroepingsteken wordt afgebeeld op de tegel, is er een achterliggend technisch issue in GISMO. Neem contact op met gismo@ugent.be en vermeld voor het gemak van de helpdeskmedewerker de projectcode.
• Indien je reeds eerder je DMP aan de onderzoeksadministratie bezorgde maar dit niet gekoppeld ziet in de projectfiche, neem je best contact op met gismo@ugent.be (vermeld voor het gemak van de helpdeskmedewerker de projectcode).