AVG: Waaraan moet ik denken wanneer ik samenwerk met anderen of mijn data deel?

Onderzoeksdata met persoonsgegevens kunnen onder bepaalde voorwaarden binnen de UGent gedeeld worden met onderzoekers binnen je eigen onderzoeksproject of met collega-onderzoekers voor een verdere verwerking of hergebruik van de onderzoeksdata. Het is belangrijk om deze doorgifte van data te documenteren en motiveren in het AVG register. Vergeet ook niet om voor elke nieuwe verwerking door jezelf of door collega-onderzoekers binnen je eigen instelling het AVG register opnieuw in te vullen.

Wat zijn de voorwaarden voor hergebruik van persoonsgegevens?

  • Er moeten voldoende technische en organisatorische maatregelen genomen worden zoals pseudonimisering van de data, beperking van de toegang tot de data, encryptie, …
  • Het beginsel van minimale gegevensverwerking moet gerespecteerd worden (verzamel niet meer persoonsgegevens dan nodig en geef ook niet meer persoonsgegevens door dan nodig).
  • Als het onderzoeksdoel van het hergebruik bereikt kan worden met anonieme gegevens, heeft dat absoluut de voorkeur.
  • Het hergebruik moet binnen het verwachtingspatroon van de betrokkenen vallen.
  • Indien de gegevens oorspronkelijk verzameld werden op basis van de toestemming van de betrokkene, moet er ook toestemming gevraagd zijn voor hergebruik.

Indien de data gedeeld worden met personen buiten de UGent is het noodzakelijk om een overeenkomst op te stellen om de inhoud van de doorgifte en de verwerking vast te leggen. Op basis van de rollen die deze instellingen of personen opnemen in de verwerking van persoonsgegevens  tijdens of na je onderzoek worden een aantal mogelijke overeenkomsten onderscheiden:

  • Indien je binnen een onderzoeksproject samenwerkt met een verwerker of indien je zelf de rol van verwerker opneemt, moet er een verwerkingsovereenkomst opgesteld worden. In een verwerkersovereenkomst wordt vastgelegd hoe de persoonsgegevens kunnen worden verwerkt, wie toegang heeft en voor welk exacte doel ze gebruikt kunnen worden.
  • Indien naast de UGent nog een andere onderzoeker, instelling of organisatie verwerkingsverantwoordelijke is (dwz. gezamenlijke of aparte verwerkingsverantwoordelijke) dien je in (een addendum bij) de  consortiumovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst vast te leggen wie waarvoor wel of niet verantwoordelijk is.
  • Wanneer (persoons)gegevens worden overgedragen tussen twee onderzoekers, instellingen of organisaties waarbij de  andere partij de gegevens opnieuw gebruikt voor eigen doeleinden wordt een data transfer agreement opgesteld. Net zoals in een verwerkersovereenkomst wordt in de data transfer agreement vastgelegd hoe de persoonsgegevens kunnen worden verwerkt, wie toegang heeft en voor welk exacte doel ze gebruikt kunnen worden.
  • Wanneer andere onderzoekers je data (die persoonsgegevens bevatten) na je onderzoek willen hergebruiken zal er een licentie of user agreement opgesteld worden. In deze overeenkomsten wordt duidelijk vastgelegd onder welke voorwaarden jouw data hergebruikt kunnen worden.

Voor het opstellen van deze contracten kan je contact op nemen met contracten@ugent.be.

Naast de rollen die de onderzoekers, instellingen en organisaties en opnemen, kan ook het land waarin deze onderzoekers, instellingen of organisaties  gevestigd zijn, bepaalde eisen of voorwaarden stellen aan de  doorgifte van data. Bekijk zeker de onderzoekstip over doorgifte naar andere landen of internationale organisaties.

Meer tips

Translated tip


Laatst aangepast 29 oktober 2020 10:47