Het informeren van de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden (de betrokkenen) is één van de basisprincipes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) (‘transparantie’).

Als onderzoeker is het jouw taak om deze informatie op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal te communiceren naar de betrokkenen.

In het kader van een onderzoeksproject kan je deze informatie op verschillende manieren verstrekken, zoals via een privacyverklaring of een informatiebrief (deze informatiebrief hoeft niet te worden ondertekend door de betrokkenen, maar moet wel ter beschikking worden gesteld).

Voor het verstrekken van deze informatie aan de betrokkenen maakt de AVG een onderscheid tussen de verwerking van persoonsgegevens die bij de betrokkene zelf verzameld worden, en de verwerking van persoonsgegevens die niet van de betrokkenen zelf verkregen zijn.

Persoonsgegevens die rechtstreeks verzameld werden bij de betrokkenen

Als je de persoonsgegevens rechtstreeks bij de betrokkenen verzamelt aan de hand van bijvoorbeeld een interview, survey of vragenlijst, kan je de checklist in de bijlagen hieronder (checklist_primair_NL) gebruiken om ervoor te zorgen dat de betrokkenen op een gepaste manier en in lijn met de GDPR geïnformeerd worden.

Persoonsgegevens die niet rechtstreeks verzameld werden bij de betrokkenen

Indien de persoonsgegevens die je gebruikt in je onderzoek niet rechtstreeks van de betrokkenen verzameld werden (secundaire/verdere verwerking), moet je hen hier eveneens van op de hoogte brengen. Daarnaast moet je hen ook informeren over de bron waar de persoonsgegevens vandaan komen.

Termijn

Deze informatie moet op een redelijke termijn verstrekt worden aan de betrokkenen:

• Uiterlijk één maand nadat de data verkregen werden
• Uiterlijk op het moment van het eerste contact met de betrokkenen (indien gebruikt voor communicatie met betrokkenen)
• Uiterlijk op het moment waarop je de persoonsgegevens verstrekt aan een andere ontvanger

Uitzonderingen

In het geval van secundaire verwerking moet je deze informatie niet voorzien wanneer:

1. De betrokkene reeds over de informatie beschikt, of
2. Het verstrekken van de informatie onevenredig veel inspanning zou vergen, of de verwezenlijking van de doeleinden van de verwerking onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen.

Indien je voor je onderzoek gebruik maakt van één van deze twee uitzonderingen moet je steeds passende technische en organisatorische maatregelen nemen zoals bv. het pseudonimiseren van de data. Daarnaast dien je dit te motiveren/documenteren in het AVG register van de UGent.

Je kan de checklist in de bijlagen hieronder (checklist_secundair_NL) gebruiken om je informatiebrief op te stellen.

Meer informatie

• Onderzoek en privacy