Als onderzoeker maak je voor je onderzoek (bv. het versturen van uitnodigingen om deel te nemen aan een survey/interview) of voor je onderzoeksactiviteiten (bv. het versturen van uitnodiging voor een event/conferentie) soms gebruik van mailinglijsten of verzendlijsten. Mailinglijsten of verzendlijsten bestaan uit een (grote) lijst met postadressen of e-mailadressen (zelfs louter professionele emailadressen) waarnaar eenmalig, herhaaldelijk of regelmatig bepaalde berichten worden verstuurd. Postadressen of e-mailadressen zijn persoonsgegevens die vallen onder het toepassingsgebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Algemene principes

Wanneer je werkt met mailinglijsten/verzendlijsten moet je aan volgende voorwaarden voldoen:

• Het opmaken, verwerken en gebruiken van een mailinglijst moet altijd gebeuren in overeenstemming met een correcte rechtsgrond. Deze rechtsgrond kan verschillen naargelang het doeleinde van de verwerking of het gebruik van de mailinglijst (zie verder).
• De ontvangers moeten altijd correct geïnformeerd worden over wie verantwoordelijk is, over de gegevens die verzameld en verwerkt worden en over het doeleinde. Dit gebeurt best in een privacyverklaring of een verwijzing naar een privacyverklaring. Bij het gebruik van elektronische mailinglijsten dient onderaan de e-mail een korte samenvatting inzake privacy te staan en kan een hyperlink naar een (meer) uitgebreide privacyverklaring vermeld worden. Voor papieren mailinglijsten of verzendlijsten kan een gelijkaardige werkwijze gehanteerd worden.
• Om de privacy van de ontvangers te beschermen en om te vermijden dat e-mailadressen van een mailinglijst ongewild verder verspreid of gebruikt worden, mogen de namen en e-mailadressen onderling niet zichtbaar zijn. Bij elektronisch mailverkeer is het daarom aangeraden om de ontvangers in “bcc” te plaatsen.
• De ontvangers moeten de mogelijkheid hebben om aan te geven dat ze deze communicatie niet langer wensen te ontvangen. Er moet dus een uitschrijfmogelijkheid voorzien zijn. Uitschrijven moet bovendien op een eenvoudige wijze kunnen gebeuren. Hiervoor kan bijvoorbeeld het professioneel telefoonnummer en/of e-mailadres van de verantwoordelijke persoon of dienst meegedeeld worden en/of kan er een uitschrijflink voorzien worden.
• Om te voldoen aan de verantwoordings- en documentatieverplichting, dien je het gebruik van de mailinglijst ook te registreren in het AVG-Register van de UGent. Voor onderzoek moet deze registratie gebeuren in het AVG Register voor onderzoeksgerelateerde activiteiten (in DMPonline.be). Contacteer privacy@ugent.be bij vragen.

Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens (in dit geval het opstellen/gebruiken van een verzend- of mailinglijst) is alleen rechtmatig indien aan één rechtsgrond van de AVG is voldaan. De drie meest voorkomende rechtsgronden voor het werken met mailinglijsten aan de UGent in het kader van onderzoek zijn:

• De actieve toestemming van de bestemmeling. Als onderzoeker zal je in dit geval aan de ontvangers van jouw mailinglijst/verzendlijst eerst toestemming moeten vragen om een uitnodiging voor een event, een verzoek voor deelname aan een onderzoek,… te mogen versturen. Dit wordt een opt-in genoemd. De voorwaarden waaraan voldaan moet worden voor het vragen van actieve toestemming staan beschreven in deze onderzoektip. Een gegeven toestemming heeft ook een zekere geldigheidsduur. De toestemming kan desgewenst na verloop van tijd opnieuw worden gevraagd en aldus vernieuwd. Op basis van de aard en inhoud van de communicatie moet een passende geldigheidsduur worden vastgelegd. 
• Het gerechtvaardigd belang van de UGent of van een derde dat, na een zorgvuldige belangenafweging, zwaarder moet doorwegen ten opzichte van de rechten en vrijheden, waaronder de privacy van de ontvangers.
• De overeenkomst (het ‘contract’) dat de universiteit heeft met haar studenten en medewerkers. Voor onderzoek zal deze rechtsgrond echter niet vaak gebruikt kunnen worden.

Bij interne communicatie (naar UGent medewerkers en/of UGent studenten) wordt er voor het bepalen van de rechtsgrond een onderscheid gemaakt tussen het verspreiden van essentiële, niet-essentiële of gemengde informatie (één bericht waarin zowel essentiële als niet-essentiële informatie verwerkt zit).

• Essentiële informatie. Dit is informatie die direct gerelateerd is aan de kerntaken van de UGent. Voorbeelden hiervan zijn het meedelen van lokaalwijzigingen, informatie over studentenopdrachten, informatie over veiligheid,… De rechtsgrond voor essentieel gebruik van interne mailinglijsten is de overeenkomst (het ‘contract’) dat de universiteit heeft met haar studenten/medewerkers.
• Niet-essentiële informatie. Dit is informatie die niet essentieel is voor de kerntaken van de UGent. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van verzendlijsten in het kader van onderzoek, uitnodiging voor een evenement, carrièremogelijkheden voor studenten. De rechtsgrond voor niet-essentieel gebruik van interne mailinglijsten is het gerechtvaardigd belang. Hierop zijn 2 belangrijke uitzonderingen:
  • Wanneer de bestemmelingen objectief gezien geen belang of voordeel hebben bij het ontvangen van de niet-essentiële informatie, is de rechtsgrond de voorafgaande actieve toestemming van de bestemmeling.
  • Wanneer mailinglijsten worden gebruikt om informatie op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstelijk of vakbondsgebied te verspreiden, is de rechtsgrond de voorafgaande actieve toestemming van de bestemmeling.
• Gemengde informatie. Als interne mailinglijsten zowel essentiële als niet-essentiële informatie verstrekken, worden ze behandeld alsof ze alleen essentiële informatie bevatten. De rechtsgrond hiervoor is de overeenkomst (het ‘contract’) dat de universiteit heeft met haar studenten/medewerkers.

Informatie rond jouw onderzoek wordt (meestal) gezien als niet-essentiële informatie, waarbij de bestemmelingen objectief gezien geen belang of voordeel hebben. Hierdoor is de rechtsgrond de voorafgaande actieve toestemming van de bestemmeling.

Bij externe communicatie wordt er voor het bepalen van de rechtsgrond een onderscheid gemaakt tussen zakelijke bestemmelingen en particuliere bestemmelingen. 

• Zakelijke bestemmelingen. Dit zijn personen die als vertegenwoordiger vaneen bepaald bedrijf, organisatie of instituut in hun functie gecontacteerd worden. De rechtsgrond voor het gebruik van een mailinglijst om te communiceren met externe zakelijke contacten, is het gerechtvaardigd belang.
• Particuliere bestemmelingen. Dit zijn natuurlijke personen die via hun professioneel of privé mailadres gecontacteerd worden. De rechtsgrond is de voorafgaande actieve toestemming. 

Deelnemers aan een onderzoek zijn (meestal) particuliere bestemmelingen, waardoor de rechtsgrond de voorafgaande actieve toestemming van de bestemmeling is. Indien je als onderzoeker gebruik maakt van een mailinglijst die door anderen opgesteld werd, controleer dan ook steeds of de personen op deze mailinglijst hiervoor toestemming gegeven hebben.

Praktische toepassingen

UGent-medewerkers en studenten kunnen in de toepassing ‘Lists’ (https://lists.ugent.be) een mailinglijst opmaken en/of gebruiken en/of bewaren om te communiceren naar individuen binnen en buiten de Universiteit Gent, voor doeleinden die gerelateerd zijn aan de werking van de UGent. Deze onderzoektip is ook van toepassing op Lists.

Voor oproepen tot deelname aan onderzoek, kunnen UGent-medewerkers gebruik maken van het formulier op de website. Deze oproepen tot deelname aan onderzoek komen onder de aandacht via de nieuwsrubriek van de UGent. Faculteiten kunnen in deze berichten ‘getagd’ worden zodat de oproep ook binnen de nieuwsrubriek van de betrokken faculteit(en) verschijnt. Verdere communicatie en distributie van de oproep gebeurt via (het netwerk van) de onderzoeker die de oproep doet. De facultaire communicatieverantwoordelijken en/of de Directie Communicatie en Marketing kunnen de oproep ook verder verspreiden via communicatiekanalen die zich daartoe lenen.

Richtlijn voor het gebruik van mailinglijsten aan de UGent.